Büyük Defter (Defteri Kebir)
Yevmiye kayıtlarının hesaplara aktarılması ve büyük defterin işlevi.
Büyük defter, yevmiye defterine tarih sırasıyla kaydedilen işlemlerin hesaplara göre gruplandığı defterdir. Defteri kebir olarak da anılır ve tutulması yasal olarak zorunludur.
Yevmiye defteri ne zaman ne oldu sorusuna, büyük defter hangi hesapta ne var sorusuna cevap verir. İkisi aynı bilginin iki farklı düzenlemesidir.
Aktarma işlemi
Her yevmiye maddesindeki borçlu tutarlar ilgili hesabın borç tarafına, alacaklı tutarlar alacak tarafına yazılır. Bu işleme aktarma veya nakil denir.
Aktarma sırasında hiçbir tutar değişmez, yalnızca yeri değişir. Bu yüzden bütün büyük defter hesaplarının borç toplamı, yevmiye defterinin borç toplamına eşit olmak zorundadır.
Bir hesabın büyük defterdeki görünümü
| Tarih | Açıklama | Borç | Alacak |
|---|---|---|---|
| 01.01 | Açılış kaydı | 40.000 | |
| 08.01 | Peşin satış | 72.000 | |
| 12.01 | Kira ödemesi | 25.000 | |
| 19.01 | Satıcıya ödeme | 60.000 | |
| 26.01 | Alacak tahsili | 35.000 | |
| Toplam | 147.000 | 85.000 | |
| Borç kalanı | 62.000 |
Neden iki defter birden tutuluyor
Yalnızca yevmiye defteri tutulsaydı, bir hesabın toplam durumunu görmek için bütün defteri baştan sona taramak gerekirdi. Yalnızca büyük defter tutulsaydı, işlemlerin zaman sırası ve birbiriyle ilişkisi kaybolurdu.
İkisinin birlikte tutulması, hem kronolojik izi hem de hesap bazlı özeti korur. Muhasebe programları bu iki defteri aynı veriden otomatik üretir ama mantık değişmemiştir.
Büyük defterdeki bütün hesapların borç ve alacak toplamları ile bakiyeleri bir listeye alındığında mizan elde edilir. Mizan, büyük defterin özetidir.